Настройка системы дистанционного заселения Concierge SmartLock

Задача системы

Concierge SmartLock автоматизирует процесс заселения гостей. Система позволяет проводить анкетирование гостей, обладает возможностью дистанционного визирования договора посредством простой* электронной подписи. Также система может осуществлять прошивку кодов доступа в замки, поддерживающие дистанционное взаимодействие (TTLock, Tuya**)

Интеграции

В настоящий момент функционал платформы интегрирован с облачной PMS Bnovo. Ограниченно поддерживается Travelline WebPMS (без подписания контракта)

Интеграция с Bnovo

Для того, чтобы приступить к работе с системой, необходимо провести несколько шагов, первым из которых является запрос на сопряжение Bnovo PMS c Concierge SmartLock. Выполняется запрос на сопряжение в интерфейсе Bnovo Octopus

После этого для вас будет подготовлен личный кабинет в CRM Concierge и предоставлены доступы на указанный при регистрации почтовый ящик

Подготовка шаблонов договора и инструкции по заселению

В случае, если перед вами стоит задача дистанционного подписания договора и заселения гостя, необходимо разработать и загрузить в интерфейс документов шаблоны договоров и инструкции по заселению. Для занесения информации по заселению необходимо воспользоваться макросами, описание которых находится в соответствующем разделе интерфейса Bnovo. 

Просим обратить внимание, что при формировании шаблона контракта необходимо обязательно разместить внутри документа изображение с подписью ответственного с принимающей стороны

При подготовке инструкции к заселению обратите внимание на то, что инструкция, как и договор, может быть сопоставлена каждому отдельному помещению.  Форматирование документов ограничено! Добавлять картинки в документы можно в формате JPG. Размер итогового файла не должен превышать 1Мб.

Пример инструкции

В случае интеграции с замковой системой: для того, чтобы вставлять пароль, прошитый гостю, необходимо воспользоваться специальным макросом:  {LOCK_CODE}

Доступна загрузка файлов в формате .docx

После того, как все документы загружены в интерфейс Bnovo,  можно приступать к следующему шагу - настройке сопряжения.

Настройка сопряжения Concierge SmartLock c Bnovo

Сопряжение Concierge SmartLock и Bnovo необходимо для того, чтобы система на базе созданной гостем брони и сопоставленных документов могла сформировать договор на проживание а также могла сформировать инструкцию, содержимое которой зависит от выбранного гостем номера.

Шаг 1: Сопряжение с личным кабинетом Bnovo

Данный шаг позволит подгрузить информацию о всех доступных и прошедших бронях а также позволит предоставить информацию о загруженных в Bnovo документах и номерах для проживания. Для выполнения данного шага перейдите в настройки Concierge CRM

После этого в левом блоке меню выберите пункт Интеграции - Доступные и в открывшемся разделе выберите Bnovo. После нажатия на кнопку “Подключить” вам будет предложено ввести API KEY и API TOKEN. Данную информацию можно получить у службы сопровождения Concierge или Bnovo. После выполнения данного шага станет доступен интерфейс сопоставления документов и комнат.

Шаг 2: Сопоставление документов и комнат

После успешного выполнения шага 1 откройте контекстное меню интеграции и нажмите кнопку “Edit documents”. 

В появившимся окне будут доступны все загруженные в Bnovo документы, которые необходимо сопоставить

Поочередно выбирайте каждый из документов из списка, указывая тип данного документа:

В приведенном на рисунке примере документ является инструкцией. Соответственно и тип данному документу проставляется - instruction. Как только все документы сопоставлены - сохраните изменения и переходите к следующему шагу - сопоставлению документов комнатам. Данный шаг необходим для того, чтобы однозначно определить документы, относящиеся к конкретному помещению. Пока поддерживается два типа документов: contract и instruction.  Основная настройка завершена!

ВНИМАНИЕ! В СЛУЧАЕ ИЗМЕНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ИНТЕРФЕЙСЕ BNOVO СОПОСТАВЛЕНИЕ (ШАГ 2) НЕОБХОДИМО ПОВТОРИТЬ!

Настройка сопряжения Concierge SmartLock c TTLock

В левом блоке меню выберите пункт Интеграции - Доступные и в открывшемся разделе выберите Sciener. После нажатия на кнопку “Подключить” вам будет предложено ввести API KEY и API TOKEN, где API KEY - логин в приложении TTLock, API TOKEN - пароль, соответственно. При успешном сопоставлении в контекстном меню появится кнопка “Edit”, позволяющая сопоставить замки с комнатами отеля. Для сопоставления выбирайте в контекстном меню комнату и соответствующие ей замки, в которые необходимо будет прошить код доступа при поселении гостя. Обычно выбирают непосредственно саму комнату и тамбурный / парадный замок, в который будет прошит идентичный временный код.  Обратите внимание, что при формировании кода доступа он прошивается во все выбранные замки СТРОГО на тот период проживания, что указан в системе бронирования.

Дополнительные настройки системы

Concierge SmartLock позволяет вести работу в нескольких режимах. Подробнее о каждом из них будет изложено ниже:

1. Режим договор + анкета (Помимо договора клиент будет обязан заполнить информацию о всех прибывающих гостях)

2. Режим анкеты (В данном режиме производится автоматизированное анкетирование гостей. При внесении информации о номере проживания анкета гостя автоматически попадает в интерфейс Concierge SmartLock и гостю будет отправлено письмо-приглашение к заполнению анкеты гостя заранее, еще до заселения 

3. Режим классического договора (Клиенту не требуется заполнять дополнительных анкет, дополнительные уведомления на почту не высылаются)

Данная настройка редактируется в основном разделе настроек объекта размещения в правом контекстном меню (Кнопка “Редактировать” раздела “Основные настройки”)

Опция “Полная гостевая форма” в режиме контракта позволяет гостю заполнить информацию у не только о себе но и об остальных пребывающих вместе с ним гостях.

Опция “Домен, на котором установлен виджет” предполагает наличие сайта у заказчика, где может быть установлен виджет Concierge SmartLock для анкетирования гостей непосредственно на странице клиента (что потенциально увеличивает лояльность гостя к данному объекту размещения) Также виджет позволяет продавать гостям дополнительные услуги при наличии такой возможности в объекте размещения.

Если данное поле не указано, то будет использована стандартная “посадочная” страница Concierge SmartLock.

Для размещения виджета воспользуйтесь кодом, размещенном в блоке “Код для виджета Concierge” в разделе основных настроек.

Опция “Почтовый ящик для служебных целей” предназначена для указания гостю на последнем шаге анкеты, КУДА необходимо отправлять сканы или фотографии его документов.

Просим обратить внимание, что Concierge SmartLock НЕ хранит биометрическую информацию клиентов на своей стороне. 

Эксплуатация системы

После завершения настроек информация по текущим бронированиям автоматически будет подгружена в систему! Посмотреть доступные актуальные бронирования можно в разделе ПРОЖИВАНИЕ - Текущие

В данном разделе доступно несколько фильтров:

• Все - отображаются все активные с текущего дня бронирования

• Новые - все бронирования, которые НЕ переведены в иные статусы

• Сгенерирован ключ - бронирования, для которых вручную или автоматически был сформирован ключ для отправки анкеты гостю на заполнение

• Подписанные гостем -  бронирования, заполненные гостем и требующие проверки и согласования со стороны отельера

• Подтвержденные - бронирования, проверка которых завершена

Отправка анкеты гостю

В разделе ПРОЖИВАНИЕ - Текущие также располагается контекстное меню, внутри которого располагается несколько важных элементов управления:

• Секретный ключ. Данная кнопка позволяет сформировать ссылку для отправки гостю для заполнения анкеты и подписания договора. 

• Информация о клиенте. В данном разделе можно просмотреть предоставленную гостем информацию. 

• Скачать контракт. После заполнения гостем информации 

Для того, чтобы сгенерировать ключ, необходимо нажать на соответствующую кнопку и в появившемся интерфейсе нажать на кнопку “Ссылка-ключ для подписания договора”

После этого ссылка автоматически будет скопирована в буфер обмена компьютера и ее можно будет отправить клиенту любым удобным для него способом.

Верификация гостя

Как только гость заполнил анкету, система предложит ему отправить информацию о документах на почтовый ящик объекта размещения (Указывается в настройках) 

После предоставления гостем и верификации администратором данной информации администратору объекта размещения НЕОБХОДИМО подтвердить анкету. Делается это в главном меню Concierge CRM нажатием кнопки “Подтвердить”. После этого действия анкетирование считается завершенным и гостю будет отправлено почтовое уведомление со ссылкой на документы (договор и инструкция для заселения)

Также вся информация из анкеты поступает в карточку гостя в Bnovo PMS где и хранится на протяжении всего периода эксплуатации системы. 

При интеграции с умными замками код будет сформирован и прошит также только после верификации гостя администратором и последующего подтверждения в CRM