Настройка синхронизации с Bnovo (Подробное описание)

Для сопряжения с Bnovo необходимо в интерфейсе Bnovo PMS перейти в раздел Bnovo Octopus

Выбрав иконку “Интеграция Bnovo и Concierge Online”, отправьте заявку на подключение. После этого с вами свяжется ответственный сотрудник Bnovo и передаст ключи для интеграции с Concierge Online.

Эти ключи, а также все настройки синхронизации, необходимо указать в CRM Concierge в разделе Настройки -> Интеграции -> PMS системы, выбрав Bnovo.

При настройке Bnovo PMS вам будут доступны следующие разделы и параметры.

Вкладка «Основные»

На этой вкладке собраны ключевые переключатели автоматизации процессов.

Синхронизация бронирований

Загружать все брони, независимо от наличия назначенного помещения: Если включено, система будет импортировать из Bnovo все бронирования, даже если к ним еще не прикреплен конкретный физический номер.
Синхронизация броней только при наличии номера телефона гостя: Позволяет не загружать пустые карточки броней, в которых не указан контактный номер гостя (это экономит ресурсы, так как без телефона гостю невозможно отправить СМС или связаться в WhatsApp).

Управление замками

Выдавать гостям доступ к замкам автоматически, без ожидания подписания договора: Позволяет максимально упростить и ускорить процесс заселения. Гости будут получать PIN-коды сразу после подтверждения создания бронирования (и оплаты, если настроено), без требования предварительно заполнить анкету и подписать электронный договор проживания.
Прошивать PIN-коды в замки заранее до заезда гостя: Если включено, то за определенный интервал времени (задается на вкладке “Контроль оплаты”) интеграция обратится к замку (через TTLock и т.д.) и физически пропишет туда код гостя до его фактического появления у двери.
Разрешить гостям открывать замки через приложение: Позволяет гостю самому тапнуть на кнопку “Открыть” прямо в веб-приложении Concierge, если замок поддерживает удаленное открытие через шлюз.

Анкеты и уведомления

Для групповых броней отправлять анкету первому гостю группы вместо заказчика: Вместо отправки ссылки агрегатору или корпоративному заказчику, анкета уйдет непосредственно проживающему, указанному первым в бронировании.
Отправлять анкету гостям только ассоциированных помещений: Полезно для объектов, где не во всех номерах используются смарт-замки.
Отправлять уведомления в телеграмм о выдаче доступа в комнату: Позволяет администраторам объекта получать в Telegram системное уведомление каждый раз, когда гостю генерируется и выдается дверь от номера.
Отображать поле выбора желаемого времени заезда/выезда в анкете: Гость сможет в анкете явно указать, во сколько он планирует прибыть, что синхронизируется в PMS-систему.

Автоматическая обработка

Разрешить обработку веб-хуков: Включает механизм моментального приема изменений из Bnovo по Webhook. Крайне рекомендуется включить для исключения задержек (по умолчанию без вебхуков CRM опрашивает PMS раз в несколько минут).
Разрешить автоматическую обработку выселения / заселения по идентификатору замка: Включает автоматическую передачу статуса “Заехал/Выехал” в Bnovo PMS как только гость первый раз ввел код на клавиатуре замка, или как только истекло время кода (при выезде).

Общие настройки

Bnovo API v2 (Новый API): Блок обязателен к заполнению для всех мигрированных аккаунтов. Необходимо ввести Account ID и API Key (выдаются поддержкой Bnovo). Старый API считается устаревшим.
Время прошивки check-in / check-out для entrance: Задает кастомное время, если оно должно отличаться от времени заезда в брони Bnovo для главной внешней двери или калитки.
Тайм-зона: Обязательно укажите здесь таймзону вашего объекта размещения (например, (UTC+03:00) Moscow).
Проверять валидность паспорта РФ через API ФНС перед отправкой в систему миграционного учета: Добавляет дополнительную защиту от опечаток гостей при загрузке их данных в модули МВД.

Вкладка «Контроль оплаты»

Данный раздел позволяет настроить строгие финансовые сценарии.

Выдавать PIN-коды только для оплаченных бронирований: Защищает от выдачи доступа в номер гостям, которые еще не произвели оплату проживания (или внесли неполную сумму). Доступ к номеру не будет сгенерирован автоматически до тех пор, пока Bnovo не подтвердит полную оплату.
Отправлять анкету только для оплаченных бронирований: Гостю даже не уйдет ссылка на подписание договора-оферты, пока бронь не оплачена.
Источники бронирований-исключения: Ниже находится текстовое окно, где вы можете построчно прописать источники (ОТА-каналы), например, Acase.ru или Booking.com. Если бронь пришла из этого источника (stay_data.source), то ограничения на отправку PIN-кодов или анкеты без оплаты для них не действуют, так как часто оплата по ним идет взаиморасчетом юрлиц напрямую в конце месяца.

Параметры времени отправки

Адрес webhook для отправки уведомлений: URL-адрес для получения входящих системных хуков.
Интервал (в часах), за который нужно отправлять анкету для регистрации: За сколько часов до предполагаемого заезда будет запущен генератор договора (например, 21 час).
Интервал (в часах) для отправки напоминания: (Например, 4 часа). Если гость так и не заполнил анкету спустя первое сообщение, система напомнит ему за 4 часа.
Интервал для прошивки PIN-кодов (в часах): За сколько часов код физически заливается в Bluetooth-замок.
Интервал для отправки уведомления pre-checkout: За сколько часов гостю будет отправлено напоминание об истечении времени выезда.

Вкладка «Подключение»

Раздел для настройки синхронизации услуг, счетов и шлюзов онлайн-оплаты гостиницы.

Синхронизировать заказы: При включении любые услуги (завтрак, спа, такси, мини-бар), заказанные гостем внутри приложения Concierge Online, будут “пробрасываться” прямо в счет на оплату в Bnovo.
Синхронизировать платежи: Если статус услуги в Concierge перешел в “оплачено” (гость оплатил картой в телефоне), этот же платеж отразится в фолио (счете) в Bnovo PMS.
Юридические лица, сопоставленные с данной услугой: Вы можете выбрать конкретное юр-лицо (например, ООО Ромашка или 101Hotels), на которое будут падать эти чеки внутри Bnovo.
Список статей движения денежных средств / Категория услуги: Обеспечивают правильное проведение по бухгалтерии (например, статья “Проживание” или “Дополнительная услуга”). Позволяет разграничить доходы от номеров и доходы от маркетплейса при формировании отчетов в Bnovo.

Вкладка «Документы»

В этом разделе производится сопоставление шаблонов договоров и инструкций по заселению, загруженных в Bnovo, с конкретными номерами отеля. Это необходимо для того, чтобы система точно знала, какой именно документ сформировать и отправить гостю в зависимости от его номера.

Подготовка шаблонов в Bnovo

Перед сопоставлением шаблоны необходимо создать и загрузить на стороне Bnovo — в разделе Шаблоны документов.

Формат файлов: только .docx (Microsoft Word). Максимальный размер — 1 Мб, картинки внутри — только JPG.
Тип contract — договор проживания, который гость подписывает электронной подписью. В тело шаблона обязательно вставьте изображение с подписью уполномоченного представителя администрации.
Тип instruction — инструкция по заселению: схема проезда, правила проживания, код от двери. Может быть уникальной для каждого номера или этажа.
Макрос {LOCK_CODE} — если в объекте используются умные замки, добавьте этот макрос в шаблон инструкции. При генерации документа система автоматически подставит персональный PIN-код гостя. Полный список доступных макросов (ФИО, даты заезда/выезда и т.д.) отображается прямо в интерфейсе редактора шаблонов Bnovo.

Пример готовой инструкции по заселению

Сопоставление документов в Concierge

После загрузки шаблонов в Bnovo перейдите в Concierge CRM: Настройки → Интеграции → Bnovo → кнопка Edit documents.

Присвоение типа: система покажет все загруженные из Bnovo документы. Для каждого выберите его назначение — contract (договор) или instruction (инструкция). Это позволяет системе понять роль каждого файла.
Привязка к номерам: нажмите Edit рядом с конкретным помещением и выберите, какие документы использовать для этого номера: единый для всех договор и специфичную для данного номера инструкцию.

Сохраните изменения — настройка завершена!

[!WARNING] Если вы обновили или заменили шаблон в интерфейсе Bnovo, присвоение типов и привязку к номерам необходимо повторить в Concierge. В противном случае гость получит документ на основе устаревшего шаблона.

Настройка синхронизации с Travelline (Подробное описание)